Jak napisać pismo do urzędu skarbowego? Porady prawne
Pismo do urzędu skarbowego to formalny dokument, który pozwala załatwić różne sprawy podatkowe, takie jak wyjaśnienie rozbieżności w deklaracji, wniosek o rozłożenie zaległości na raty czy odwołanie od decyzji. W Polsce procedury podatkowe reguluje Ordynacja podatkowa, a poprawne przygotowanie pisma może przyspieszyć załatwienie sprawy. W tym artykule wyjaśniamy, jak napisać pismo do urzędu skarbowego, jakie elementy powinno zawierać i jak je złożyć.
1. Kiedy należy napisać pismo do urzędu skarbowego?
Pismo do urzędu skarbowego (US) możesz złożyć w różnych sytuacjach, m.in.:
- W odpowiedzi na wezwanie US do wyjaśnienia rozbieżności w deklaracji podatkowej (np. PIT, VAT),
- W celu złożenia wniosku o ulgę podatkową (np. rozłożenie zaległości na raty, umorzenie odsetek – art. 67a Ordynacji podatkowej),
- Przy odwołaniu od decyzji US (np. decyzja o wysokości podatku, nałożenie kary),
- W celu zgłoszenia zmiany danych (np. adresu, rachunku bankowego do zwrotu podatku),
- W przypadku prośby o wydanie zaświadczenia (np. o niezaleganiu z podatkami).
Pismo powinno być zwięzłe, ale zawierać wszystkie niezbędne informacje, aby urząd mógł sprawnie rozpatrzyć Twoją sprawę.
2. Jakie elementy powinno zawierać pismo do urzędu skarbowego?
Pismo do urzędu skarbowego powinno być zgodne z zasadami formalnymi i zawierać następujące elementy:
- Nagłówek: Wskazanie urzędu, do którego kierujesz pismo (np. „Urząd Skarbowy w Krakowie, ul. Wiślna 7, 31-007 Kraków”).
- Dane nadawcy: Twoje imię, nazwisko, adres zamieszkania, NIP lub PESEL, dane kontaktowe (telefon, e-mail).
- Data i miejsce: Data i miejsce sporządzenia pisma (np. „Kraków, 1 kwietnia 2025 r.”).
- Tytuł pisma: Krótki opis sprawy (np. „Wyjaśnienie w sprawie deklaracji VAT za styczeń 2025 r.”, „Wniosek o rozłożenie zaległości podatkowej na raty”).
- Treść: Wprowadzenie (np. „W odpowiedzi na wezwanie z dnia 15 marca 2025 r., sygn. US/123/2025”), opis sprawy (np. wyjaśnienie rozbieżności, uzasadnienie wniosku), żądanie (np. „Wnoszę o rozłożenie zaległości w kwocie 10 000 zł na 12 rat”).
- Załączniki: Lista załączników, jeśli dołączasz dokumenty (np. kopia deklaracji, zaświadczenie o dochodach).
- Podpis: Własnoręczny podpis (imię i nazwisko).
Pismo powinno być napisane w sposób formalny, bez emocji, z użyciem języka urzędowego.
3. Jak złożyć pismo do urzędu skarbowego?
Pismo do urzędu skarbowego możesz złożyć na kilka sposobów:
- Osobiście: W biurze podawczym urzędu skarbowego – upewnij się, że otrzymasz potwierdzenie złożenia pisma (pieczątkę z datą).
- Pocztą: Wyślij pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru – zachowaj dowód nadania.
- Elektronicznie: Przez platformę ePUAP lub system e-Deklaracje, podpisując pismo profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W przypadku odwołania od decyzji US pismo składasz do urzędu, który wydał decyzję, a ten przekaże je do organu odwoławczego (np. Izby Administracji Skarbowej). Terminy na odwołanie to 14 dni od doręczenia decyzji (art. 223 Ordynacji podatkowej). Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu pisma? Skorzystaj z naszej usługi
wsparcia w sprawach podatkowych.
4. Jakie dokumenty dołączyć do pisma?
W zależności od rodzaju sprawy, do pisma do urzędu skarbowego warto dołączyć:
- Kopię deklaracji podatkowej, której dotyczy sprawa,
- Dowody na poparcie Twoich twierdzeń (np. faktury, wyciągi bankowe, zaświadczenia o dochodach),
- Kopię decyzji US (w przypadku odwołania),
- Zaświadczenia lub inne dokumenty, jeśli są wymagane (np. zaświadczenie o sytuacji finansowej przy wniosku o ulgę),
- Kopię dowodu osobistego (jeśli urząd wymaga potwierdzenia tożsamości).
Upewnij się, że załączniki są czytelne i odpowiednio opisane.
5. Co się dzieje po złożeniu pisma?
Po złożeniu pisma do urzędu skarbowego:
- Urząd potwierdzi przyjęcie pisma (jeśli składasz osobiście lub przez ePUAP, otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
- Twoja sprawa zostanie rozpatrzona w terminie 1 miesiąca (lub 2 miesięcy w sprawach skomplikowanych – art. 139 Ordynacji podatkowej).
- Urząd może wezwać Cię do uzupełnienia braków formalnych (np. brak podpisu, brak załączników) w terminie 7 dni (art. 169 Ordynacji podatkowej).
- Otrzymasz odpowiedź w formie pisemnej (np. decyzja, zaświadczenie, pismo informacyjne).
Jeśli odpowiedź urzędu jest dla Ciebie niekorzystna (np. odmowa rozłożenia zaległości na raty), możesz złożyć odwołanie do Izby Administracji Skarbowej w terminie 14 dni lub skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA) w terminie 30 dni od doręczenia decyzji.
Data publikacji: 2 kwietnia 2025
